Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

   1

Meluluskan  surat sokongan penubuhan kelab / Persatuan / Badan Beruniform dari tarikh terima permohonan

2 hari

2

Pemprosesan kertas cadangan berkaitan Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah diluluskan oleh Ketua Jabatan

2 hari

3

Menerima balik surat kebenaran menyertai aktiviti  anjuran YIK  selepas diedarkan

1 minggu sebelum aktiviti

4

Memberi maklum balas maklumat yang dipohon oleh Jabatan / Agensi  yang berkenaan

2 hari selepas penerimaan

5

Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

2 minggu  sebelum program

6

Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

1 minggu sebelum program

7

Memberi  ulasan Post Mortem  Kusus / Seminar / Bengkel  yang telah dilaksana

2 Minggu  selepas terlaksana

8

Tindakan susulan selepas menerima aduan dari pelanggan

2 hari selepas maklumat diterima

9

Status aduan pelanggan dimaklumkan kepada pelanggan selepas menerima aduan

2 minggu 

10

Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P dicerap   mengikut zon

1 kali sebulan

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

1

Urusan persaraan awal

6 bulan

2

Urusan Pencen Bersara Wajib 
(Proses penyediaan pencen)

3 Bulan dari tarikh terima permohonan

3

Urusan Pencen (Kematian)

14 hari bekerja

4

Memastikan proses dokumen pra-persaraan

1 tahun sebelum   persaraan

5

Surat Sambung Khidmat

14 hari daripada tarikh lapor diri

6

Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

14 hari daripada keputusan Mesyuarat Lembaga YIK

7

Pemberian taraf berpencen

14 hari daripada menerima surat JPA

8

Pelanjutan tempoh percubaan

6 minggu

9

Notis Tamat Khidmat

1 bulan dari tarikh tamat
khidmat

10

Surat tawaran untuk lantikan baru (guru
/ bukan guru)

8 hingga 12 minggu

11

Surat panggilan temuduga Guru

14 hari dari tarikh temuduga

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

   1

Mengurus semua jenis perolehan dan perkhidmatan jabatan mengikut tatacara berikut:

1. Pembelian terus

1. Perolehan melalui sebutharga

3 hari selepas mendapat kelulusan Ketua Jabatan

7 hari selepas Jawatankuasa Pemutus Sebutharga bersidang

2

Menghantar dokumen ke bahagian kewangan setelah pesanan tempahan, invois dan sebagainya lengkap.

5 hari bekerja

3

Mengurus semua urusan yang berkaitan penyeliaan dan penyelenggaraan kenderaan jabatan

2 hari selepas mendapat kelulusan Ketua Jabatan

4

Mengurus dan menyelia semua asset kerajaan

3 hari selepas barangan sampai

5

Melayani panggilan telefon yang masuk,
Melayan pelanggan di kaunter dengan mesra dan berhemah

3 kali deringan

6

Mengurus tempahan dewan/bilik seminar untuk tujuan sewaan

2 hari selepas tempahan/
2 hari sebelum digunakan

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

1

Menyediakan, menyemak, dan meluluskan baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

14 hari dari tarikh menerima tuntutan dan bil yang telah lengkap dengan syarat dana kewangan yang mengukupi

2

Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-anggota ibupejabat yang baru dilantik dan bertukar lantik

75 hari dari tarikh penerimaan Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) / Sijil Gaji Akhir (LPC)

3

Kutipan wang
- memasukkan kutipan wang ke dalam bank

1 hari bekerja

4

Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

3 hari bekerja

5

Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran gaji

Sebelum 18hb pada setiap bulan dan mengikut jadual

6

Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

1 bulan selepas penerimaan Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

7

Permohonan pendahuluan diri

5 hari bekerja dari tarikh terima permohonan

8

Permohonan Tuntutan Perjalanan

15 hari bekerja dari tarikh terima permohonan

9

Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

7 hari bekerja dari tarikh terima permohonan

10

Permohonan Kerja Lebih Masa

30 hari bekerja

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

11

-Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
-Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

15 hari selepas mesyuarat

12

Cek yang diterima daripada pejabat pembayar diserah kepada mereka yang berhak menerima

2 hari bekerja

13

Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

Sebelum @ pada 7 Januari

14

Memproses rekupmen Panjar Panjat

2 hari bekerja

15

Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

Sebelum bulan Jun

16

Memastikan semua potongan yang dibuat dihantar kepada agensi berkenaan

Selewat-lewatnya 60 hari dari tarikh gaji yang diterima

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

1

Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan akaun sekolah:
a) Buku Tunai

1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

b) Buku Resit

1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

c) Baucer Bayaran

1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

d) Cek

1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar,  jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

15 hari bekerja siap laporan setelah diambil dari sekolah

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

e) Penyata Bank

1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

f) Bayaran Caruman KWSP

1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

g) Bayaran PERKESO

1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

15 hari bekerja siap laporan setelah diambil dari sekolah

2

Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap kilometer

1. Membuat semakan perjalanan
2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

1 bulan sekali merekod dan memeriksa Buku Log semua kenderaan

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

1

Menguruskan permohonan projek-projek penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

3 minggu daripada tempoh permohonan/
pemantauan

2

Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

14 hari bekerja sebelum mesyuarat suku akhir tahun diadakan

3

Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang dilakukan

3 minggu selepas Inden Kerja / LO

4

Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

2 bulan sekali

5

Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

1 bulan sekali

6

Memastikan keputusan sebutharga akan dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

7 hari bekerja selepas Jawatankuasa Pemutus Sebutharga bersidang

7

Membuat pengesahan kerja-kerja yang dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang dibekalkan oleh pembekal.

7 hari bekerja

8

Menyediakan dokumen bayaran peruntukan (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

7 hari bekerja

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

1

Pendaftaran Peperiksaan

1. Menyediakan Takwim
2. Menyediakan senarai pusat
3. Menerima pendaftaran
4. Semakan dokumen
5. - Kemasukan data

2 Minggu
1 minggu
1 bulan
2 minggu
2 minggu

2

Pengendalian Peperiksaan

1. Melantik Panel Penggubal
2. Menggubal soalan & jawapan
3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
4. Menyemak dan menyedia soalan
5. Mencetak dan membungkus soalan
6. Melantik petugas peperiksaan
7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual
8.  

2 minggu
2 bulan
3 bulan

2 bulan
5 bulan
3 minggu
20 hari

3

Penyediaan Keputusan

1. Melantik pemeriksa skrip
2. Menerima bungkusan skrip jawapan
3. Menanda skrip jawapan
4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
5. Menyedia keputusan
6. Mengumumkan keputusan
7. Menyemak semula keputusan rayuan
8. Mengeluarkan sijil
9. Melupuskan skrip jawapan

2 minggu
2 minggu
1 bulan
1 bulan

3 minggu
1 hari
1 bulan
5 bulan
3 hari

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

1

Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

2 minggu

2

Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

1 minggu

3

Membuat perancangan dan strategi bermula dari penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah oleh pengetua.

2 minggu

4

Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran rendah.

1 minggu

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

1

Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima permohonan

2 hari

2

Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas dar tarikh  terima analisa dari sekolah

1 minggu

3

Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa atau aktiviti

2 hari

4

Menyediakan laporan program dari tarikh selesai pelaksanaan

2 hari

5

Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai kursus

1 minggu

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

1

Perangkaan Guru Kelas dan Murid

1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar  Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid
2.  

2 bulan

2

Mengisi Kekosongan Guru Baru

1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

1 bulan

1 bulan

3

Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/ Kursus/Cuti Tanpa Gaji

1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

2 hari

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

4

Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya
3.  

1 bulan

5

Pertukaran Guru

1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

3 minggu

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

1

Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan standart kualiti pendidikan yang tinggi

1 – 2 hari

2

Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-guru bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

1 – 2 hari

3

Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti pemeriksaan yang memerlukannya

10 hari

4

Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

5 hari

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

1

Permohonan Pelajar Baru

1. Mengadakan Ujian Kelayakan
2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
3. Menerima dan memproses borang  Permohonan Rayuan.

1 bulan

2

Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
2. Menyemak dan mendapat kelulusan

3 hari

3

Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

1. Terima Borang Permohonan
2. Memproses Dan Menyemak Borang
3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke   Kementerian Pelajaran Tinggi

3 minggu

1 minggu

4

Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

2 minggu

1 minggu
1 minggu

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

 
1

Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama secara berterusan bagi meningkatkan proses pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam tempoh setahun.

1 tahun

2

Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat sekolah bermula dari bulan Januari hingga April pada setiap tahun.

4 bulan

3

Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-guru dalam bidang teknologi pendidikan

Setiap bulan

4

Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

1 bulan

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

1

Menyemak dokumen dan data pendaftaran peperiksaan pelajar

15 hari bekerja

2

Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU, SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga Peperiksaan YIK.

3 bulan

3

Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

15 hari bekerja

4

Menjalankan urusan peperiksaan bertulis (sebagaimana jadual peperiksaan)

20 heri

5

Menyediakan keputusan semua peperiksaan kelolaan YIK

15 hari selepas Mesyuarat Lembaga Peperiksaan

6

Mengeluarkan sijil

5 bulan selepas peperiksaan diumumkan

Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

Tempoh

1

Memastikan Laman web Yayasan Islam Kelantan  boleh dicapai dan  sentiasa dikemaskini dengan maklumat baru.

5 hari bekerja

2

Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada pelanggan/pengunjung portal web YIK.

5 hari bekerja

3

Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

14 hari bekerja

4

Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap aduan kerosakan peralatan komputer yang diterima.-
-Tidak melibatkan pembekal
- Melibatkan pembekal

10 hari bekerja
30 hari bekerja